¿Control de envases retornables usando Excel? No lo hagas

 

Cuando una empresa está empezando, lo más común es iniciar llevando el control de la contabilidad y los recursos de la empresa, así como el control de los envases retornables usando hojas de Excel. Esto porque es una herramienta relativamente fácil de usar y que todos tenemos disponible en nuestras computadoras.

 Muchos pudieran pensar que el adoptar nuevas tecnologías para el control de la gestión de la empresa puede ser difícil y costoso, por lo que prefieren continuar utilizando métodos en los cuales ya se han acostumbrado a trabajar, aunque sean menos productivos.

Aunque las hojas de Excel parecieran cubrir las necesidades de nuestra empresa por libre y barata, la verdad es que puede estarle costando caro a su empresa con respecto a la productividad.

 

Veamos las razones por las cuales debe dejar de utilizar Excel y empezar a utilizar un ERP de gestión:

 

1.      Documentos perdidos

 

A todos nos ha pasado que se ha ido la luz o la computadora se ha quedado congelada, sin darnos oportunidad de guardar el trabajo. O simplemente no recordamos que nombre le colocamos al documento o en que carpeta se encuentran; haciendo imposible encontrarlo y perdiendo horas buscándolo.

 Cuando trabajamos con software de gestión  en la nube (los cuales guardan la información en servidores externos y no en el equipo) la información y todas las operaciones correspondientes al control de envases retornables para empresas de repartos de retornables son guardadas automáticamente, quedando la información resguardada en la nube.

 

2.      Miles de documentos con diferentes nombres

Cuando trabajamos el control de envases retornables con Excel, debemos guardar los archivos y colocarles un nombre respectivo. Aunado a eso cada documento de Excel tiene capacidad de tener muchas pestañas con hojas de trabajo, y a su vez cada pestaña lleva un nombre. Sucede que si no recordamos el nombre específico del documento o de la pestaña específica para cada trabajo, podemos perder mucho tiempo productivo e información relevante.

En un software de reparto de retornables, como yaku.app, toda la información se maneja desde un solo panel. El usuario no tiene necesidad de colocar nombres ni estar buscando documentos. Con pocos clics se pueden crear pedidos, asignar pedidos a los clientes, cambiar precios, asignar repartos a los repartidores, etc. Todo desde una misma interfaz de usuario.

 

3.      Errores humanos

 

Aunque ciertamente Excel es una herramienta muy útil para el control de envases retornables, también es cierto que toda la información, así como las formulas y toda la funcionalidad debemos construirla desde cero; lo que acarrea una alta probabilidad de ingresar errores en la data de entrada, colocar una fórmula mal o simplemente equivocarnos armando toda la hoja. Lo que se puede traducir en grandes pérdidas de tiempo y dinero para la empresa.

Cuando contratas un software de gestión para empresas de reparto, no tienes que construir nada, ya todo está programado y listo para usar. Tu empresa se ahorrará mucho tiempo y dinero tratando de encontrar cuál es error en la fórmula de la hoja de Excel.

 

4.      Proceso más lento

 

Toda la información y el control de envases retornables que llevemos en una hoja de Excel, representa un proceso más lento en cuánto al tiempo de productividad de un trabajador, en comparación si estuviera realizando ese mismo trabajo con un sistema automatizado o un software de gestión.

No es lo mismo tener una app de repartos donde ya estén los clientes pre-guardados, con toda la información referente a los envases y a los pedidos donde tan solo sea necesario un clic o una confirmación; que hacer un trabajo desde cero en engorrosas hojas de Excel, las cuales no son fáciles de utilizar desde un celular (por ejemplo).

Aunque pienses que te estás ahorrando dinero empleando una herramienta gratuita como lo es Excel, la verdad es que tienes que pagar por el tiempo que le toma al trabajador ingresar y procesar toda la información de forma manual (y créeme que es bastante el tiempo que le toma). Si inviertes en un software automatizado como yaku.app, podrás traducir el tiempo de tus trabajadores y el de tu empresa de reparto de retornables, en mayor eficiencia y productividad.

 

5.      Más información, más celdas

 

Mientras más información de un usuario o transacción quieras agregar pues más celdas a la derecha se deben agregar, esto puede ser muy problemático porque la visibilidad de la información queda limitada a la cantidad de celdas que se pueden ver al mismo tiempo en pantalla.

Un software erp para gestión y control de envases retornables tiene la ventaja sobre Excel de mostrar toda la información necesaria y resultante en una sola pantalla de forma compacta, haciendo más fácil para el trabajador analizar y tomar decisiones.

 

6.      Las hojas son únicamente útiles para una sola persona.

Cada persona arma sus hojas de cálculo a su manera, cada persona posee un proceso particular para trabajar, así que estandarizar una hoja para que diferentes trabajadores la utilicen puede ser más que un reto un obstáculo para la productividad de la empresa.

Otro aspecto importante es la confidencialidad de la información. No todos los trabajadores manejan el mismo nivel de privilegios o tienen las mismas funciones; entonces, un documento Excel no permite bloquear o dar acceso a la información según la jerarquía del perfil, cuando compartes un documento vía drive, todos tendrán acceso a la información. Esto conlleva a un riesgo debido a que o puede haber una filtración indebida de información a la competencia o un trabajador sin conocimiento podría dañar la data sin intención alguna.

Para empresas que requieren llevar control de envases retornables de forma automatizada y con diferentes niveles de acceso, un software de gestión como Yaku.app es la solución.

 

7.      No todos pueden tener acceso a la información fácilmente para el control de envases retornables Excel

 

A la hora de compartir la hoja, o que dos trabajares trabajen al mismo tiempo en una misma hoja, es necesario o enviar el archivo por correo (si es que no es muy pesado y se puede enviar) o subirlo a una unidad de red (carpeta compartida). Así que el acceso a la información queda mucho más limitado y atenta contra la productividad laboral.

 En conclusión, la gran ventaja de un software para el control de envases retornables de los productos, proveedores, trabajadores y clientes de la empresa; es el fácil acceso a la información, ya que esta se encuentra alojada en la nube.

 

 

¿Qué hacer para evitar estos problemas con las hojas de Excel en el control de los envases retornables?

 

A muchos nuevos empresarios o pymes les puede costar confiar en nuevos sistemas para sus empresas y sienten que les va bien empleando procesos manuales con herramientas como Excel. Sin embargo, pueden que no estén notando que siempre existen oportunidades de crecimiento y que el primer paso para una empresa exitosa es incrementar la productividad.

Entrar a nuevos sistemas tecnológicos que nos ayuden a hacer más eficientes las actividades de nuestras empresas, puede ser retador, pero siempre será una apuesta ganadora.

Únete hoy a la tecnología y contrata un sistema de gestión para tu empresa. En Yaku.app ofrecemos un software en la nube, ligero, funcional y económico que te ayudara a mejorar los procesos de tu empresa de distribución de envases retórnales.

 

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Karina Arzola

Karina Arzola

Analista SEO y editora de contenidos web para Yaku.app

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